Liebe Leser,
unsere kleine Blogreihe neigt sich dem Ende zu. Nachdem wir etwas über die Grundlagen der Zeiterfassung erfahren und im letzten Artikel orgacalc dafür konfiguriert haben, geht es in diesem Beitrag darum, mit welchen technischen Methoden man die Zeiten erfassen kann, wie die Zeiten gebucht werden und welche Rückschlüsse man daraus ziehen kann.
Die einfachste Form die Zeiten zu erfassen ist vergleichbar mit dem Eintrag in einem Kalender, nur dass der Kalender bei orgacalc vollkommen digital ist und man komfortabler damit arbeiten kann, weil die Zeiten daraus bequem per Knopfdruck ausgewertet werden können. Voraussetzung ist hier, dass Sie auch eine Aktivität angelegt und diese einer Kostenstelle zugewiesen haben. Dies tun Sie im Modul „Administrator“ unter dem Menüpunkt „Aktivität Kategorie“. Hier können Sie nach Belieben verschiedene Aktivitäten anlegen und diesen verschiedene Kostenstellen zuweisen.
Öffnen Sie danach das Modul „Zeit“ und dann den Menüpunkt „Aktivitätskalender“. Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie die Zeit eintragen wollen. Wählen Sie den gewünschten Tag aus und wählen Sie nun mit einem Rechtsklick darauf „Neuer Termin“ aus.
Dort füllen Sie nun nach Bedarf alle Daten aus, also das Projekt auf welches die Zeiten gebucht werden sollen, die Adresse, den Ansprechpartner und natürlich den Zeitraum. Dabei sind alle mit einem Sternchen versehenen Felder Pflichtfelder die eingetragen werden müssen.
Die zweite Möglichkeit Zeiten zu buchen, ist mittels eines einfachen Barcodescanners, der sich bei vielen unserer Kunden großer Beliebtheit erfreut. Hierzu können Barcodes von Kostenstellen oder ganzen Aufträgen, oder einer Kombination aus beiden verwendet werden.
Die dritte Möglichkeit besteht in der Verwendung unserer eigenen orgacalc App, für deren Vorstellung wir auch schon ein eigenes Webinar veranstaltet haben, das Sie sich hier anschauen können.
Wenn Sie die Zeiten – egal auf welche Art und Weise – erfasst haben, müssen diese im System gebucht werden. Im Kalender eingetragene Zeiten landen direkt in der Buchungsmaske von orgacalc, alle anderen Zeiten werden noch einmal über den Menüpunkt „Rohzeiten“ auf Plausibilität geprüft und dann von dort aus freigegeben.
Wichtig ist, dass die Zeiten erst immer einen Tag später vom System gebucht werden können. Sehen wir uns also den Kalendereintrag einmal an. Wählen Sie den Menüpunkt „Buchen“ aus, von dort den Mitarbeiter und dann den Button „Auswahl buchen“. Das System wird nun den letzten gebuchten Tag aufrufen und von dort aus alle Tage mit gebuchten Zeiten vorschlagen und bei Fehlern eine Warnmeldung geben.
Weiterhin werden die gebuchten Zeiten aber nicht nur beim Mitarbeiter erfasst, sondern – sofern ein Projekt angegeben wurde – auch auf dem Projekt gespeichert. Öffnen Sie hierzu direkt aus der Zeitbuchung das Projekt mit einem Rechtsklick und der Funktion „Element öffnen“ und überprüfen Sie die gebuchten Zeiten unter „Projektzeiten“.
Dies ist später vor allem für die Nachkalkulation eines Projektes wichtig! Apropos Auswertungen: selbstverständlich können Sie für Ihre Mitarbeiter eine monatliche Übersicht über all deren Kontostände ausgeben. Hierzu gibt es einige Standardreports, die orgacalc bereits mitbringt.
Für die Buchungen sollten Sie sich folgende Vorgehensweise angewöhnen. Zu Beginn der Einführung der Zeiterfassung sollten Sie versuchen, jeden Tag in einem festen Rhythmus zu buchen, beispielsweise am Morgen buchen Sie den gestrigen Tag und stellen fest, ob es Unstimmigkeiten gibt, die Sie händisch korrigieren können. Manchmal vergessen Mitarbeiter die Zeiten zu erfassen, oder geben auch einfach aus Versehen falsche Werte ein. Gemeinsam kann man diese kleinen Fehler schnell beheben. Schwieriger wird es dann, wenn Sie nur einmal pro Monat buchen – da sich der Mitarbeiter dann noch kaum erinnern kann, was er am Tag X gemacht hat.
Wenn Sie dann später routiniert genug sind, können Sie auch das Intervall auf eine Woche hochsetzen, bspw. jeden Freitag oder Montagmorgen für die vergangene Woche buchen.
Spannend wird es, wenn Sie nach einem bestimmten Zeitraum wie bspw. nach den ersten 6 Monaten, verschiedene Auswertungen fahren wollen. Für viele Unternehmer stellen sich Fragen wie beispielsweise „Wie verbringen meine Mitarbeiter Ihre Arbeitszeit?“ „Wie hoch ist meine Produktivität?“ etc.
Welche Rückschlüsse Sie dann daraus für die Organisation Ihres Unternehmens ziehen, bleibt selbstverständlich Ihnen überlassen. Fakt ist, dass über die Zeiterfassung Schwachpunkte im Betrieb sicht- und messbar werden und dann daran im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses gearbeitet werden kann.
Sie sehen also, dass eine gut funktionierende Zeitwirtschaft aus wesentlich mehr besteht, als aus einer „Kommt“ und „Geht“-Buchung, so wie es bei vielen Unternehmen der Fall ist.
Wichtig ist vor allem, dass Sie sich über die Prozesse und die Struktur Ihres Unternehmens bewusst sind – die technische Umsetzung mit orgacalc ist dann kein Problem mehr.
Zu guter Letzt möchten noch einmal darauf hinweisen, dass diese Blogeinträge keine persönliche Schulung ersetzen, sondern lediglich das kleine Gedankenstütze dienen sollen. Sofern Sie also noch zusätzliche Beratung oder Hilfestellung benötigen, sprechen Sie uns an und senden Sie eine Nachricht an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! – wir werden uns dann zeitnah bei Ihnen wegen eines Termins melden!