Werte Leser,

nachdem wir uns im ersten Teil unserer Blogreihe zur Zeiterfassung damit befasst haben, warum und wie man Zeiten erfasst, geht es in diesem Beitrag hauptsächlich um die Einrichtung in orgacalc. Wie ist also das System in orgacalc grundsätzlich aufgebaut?

Vereinfacht gesagt besteht die gesamte Zeiterfassung darin, hinterlegte Zeitpläne Mitarbeitern zuzuweisen, die Art der erfassten Zeiten zu definieren und dann dem System mitzuteilen, was mit den tatsächlich erfassten Zeiten zu tun ist. Aber eins nach dem anderen. Wenn Sie das erste Mal im Administratorbereich im Menüpunkt „Zeiterfassung“ das System einrichten wollen, werden Sie bereits von orgacalc vorgeschlagene Grundeinstellungen sehen. An diesen können Sie sich auf jeden Fall orientieren, wenn Sie einmal nicht mehr weiterwissen sollten.

Fangen wir nun an, uns mit der Frage zu befassen, was mit erfassten Zeiten geschehen soll. Hierzu empfiehlt es sich, verschiedene Zeitkonten anzulegen. Hier können Sie je nach Anforderung und Auswertungswunsch vollkommen frei neue Zeitkonten anlegen und dafür Regeln definieren.

Das Gleitzeitkonto wird ähnlich wie ein Bankkonto geführt, d.h. alle in der regulären Arbeitszeit gebuchten Zeiten fließen dort hinein. Macht der Mitarbeiter Überstunden, erhöht sich das Guthaben, baut er diese ab, oder unterschreitet aus diversen Gründen einmal seine Sollzeit, erfolgt eine Verminderung.

Für das Konto können individuelle Regeln erstellt werden, so könnten Sie beispielsweise auch eigene Abwesenheitskonten erstellen, wie bspw. ein Ausbildungs- oder Schulungskonto. Gerade zu Beginn empfiehlt es sich, ausschließlich mit den vorgeschlagenen Konten zu arbeiten und diese später dann anzupassen. Haben Sie die Konten angelegt, müssen Sie sich die Frage stellen, welche Art von Zeiten Sie erfassen möchten. Sicherlich ist die einfachste Form eine reine Arbeitszeiterfassung ohne die einzelnen Tätigkeiten zu unterscheiden. Um aus den ermittelten Zeiten aber echte Erkenntnisse für Ihr Unternehmen abzuleiten, empfiehlt es sich, eine einfache Unterteilung vorzunehmen.

Dies geschieht unter dem Menüpunkt „Kostenstellengruppen“ bzw. „Kostenstellen“. Je nach Komplexität können Sie hier Gruppen definieren, die bestimmte Tätigkeiten, bzw. Kostenstellen enthalten, oder Sie machen es sich einfach und verwenden die Kostenstellengruppe mit nur einer Kostenstelle.

Ein einfaches Beispiel wäre bspw. die Aufteilung in die Kostenstellen „Abwesenheit“, „Arbeitsvorbereitung“, „Produktion“ und Montage. In diesen Gruppen können dann wiederum einzelne Kostenstellen für die detaillierte Erfassung angelegt werden. So könnte die Kostenstellengruppe „Produktion“ aufgeteilt sein die Kostenstellen „CNC“, „Handwerkstatt“, „Maschinenraum“, etc.

Die Kostenstellen selbst können wiederum mit bestimmten Regeln und sogar Kosten versehen werden, die an allen weiteren Stellen in orgacalc verwendet werden. Kalkulieren Sie also in einem Artikel Zeiten, fließen die in der hinterlegten Kostenstelle angegebenen Kosten in den Gesamtpreis mit ein.

Das Feld zur Kosteneingabe öffnen Sie einfach mit einem Doppelklick auf die Kostenzeile.

Damit haben Sie definiert, was mit den gebuchten Zeiten passieren soll, jetzt ist es an der Zeit, für die einzelnen Mitarbeiter Zeitpläne zu definieren. Hierzu bietet orgacalc eine simple, aber geniale Lösung, die Ihnen maximale Flexibilität bietet und wie ein Baukasten funktioniert. Die Grundeinheit ist das Tageszeitschema, mit dem Sie die Standard-Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter definieren. Wählen Sie hierzu den Menüpunkt „Zeitschema“ und sehen Sie sich als Beispiel einmal den Tagesplan für das Schema „Produktion“ an.

Widmen wir uns zunächst dem oberen Teil. Hier ist besonders wichtig, die Sollzeiten vormittags und nachmittags zu definieren und festzulegen, von welchem Konto die Zeit abgezogen wird, wenn die Sollzeit nicht eingehalten wurde. Weiterhin können hier Rundungsregeln festgelegt werden, was bedeutet, dass das Programm nicht unbedingt sekundengenau arbeiten muss, da es in der Praxis auch einfach so ist, dass man dem Mitarbeiter eine bestimmte Toleranz die Zeiten zu überschreiten zugesteht,  wohingegen der Gesetzgeber verpflichtet, jede Minute Mehrzeit zu erfassen.

Im unteren Feld wird dann der Tagesablauf definiert, der sich immer aus einer Zeitspanne „Beginn“ und „Ende“ zusammensetzt, einem „Zeit Typ“ von denen es nur fünf gibt, der Zuweisung zu einem Konto, in welches die in der angegebenen Zeit geleisteten Stunden einfließen, sowie eigens definierte oder automatisch gebuchte Pausen Unter dem Reiter „Zeitschema Kontenbuchungen“ können zusätzliche Regeln eingestellt werden.

Wichtig ist, dass Sie hier auch für Samstage und Sonntage ein Tagesschema erstellen müssen, auch wenn die Regeln dafür recht eindeutig sind und es keine Sollzeit gibt.

Es empfiehlt sich nun optional einen Wochenplan als Vorlage zu erstellen, wo Sie unter dem Menüpunkt „Zeitschema Wochenvorlage“ die angelegten Tagespläne den einzelnen Tagen zuweisen können.

Sie können hier übrigens verschiedene Schemata kombinieren und auch exotische Wochenzeitpläne für Teilzeitkräfte und sogar Leiharbeiter erstellen. Alternativ überspringen Sie diesen Schritt und legen gleich unter dem Menüpunkt „Mitarbeitergruppe“ die Gesamtregeln für eine Arbeitswoche für einen bestimmten Mitarbeitertyp fest. Hier sehen Sie ein Beispiel ohne Wochenvorlage, bei dem die einzelnen Tage manuell zugeiwesen wurden – das Grundprinzip bleibt aber dasselbe.

Der gesamte obere Teil ist übrigens komplett optional. Hier können Sie Regeln festlegen, ab wann das System ihnen bei Abweichungen Rückmeldung gibt. Auch hier besteht die Möglichkeit Rundungen und Toleranzen einzubauen, falls erforderlich.

Nun müssen Sie zu guter Letzt noch dem Mitarbeiter das Wochenschema in Form der Mitarbeitergruppe zuweisen. Wählen Sie hierzu das Modul „Zeit“ aus und den Menüpunkt „Mitarbeiter“. Öffnen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters, dem Sie das Schema zuweisen wollen mit einem Doppelklick. Unter dem Reiter „Beschäftigungsverhältnis“ sehen Sie die Mitarbeitergruppe, die Sie auswählen können.

Es empfiehlt sich, das Beschäftigungsverhältnis mindestens einen Tag in der Vergangenheit starten zu lassen, weil die Zeiten immer einen Tag zeitverzögert ausgewertet werden. Und schon sind Sie fertig! Im Laufe der Zeit werden Sie auch sehr exotische Zeitmodelle verwenden, egal ob für Azubis, Teilzeitmitarbeiter, Kurzarbeit oder auch Subunternehmer die als Selbständige zu behandeln sind. Dabei ist das beschriebene Grundschema aber immer anwendbar.

Sollten Sie dennoch einmal nicht weiterkommen, dann können Sie uns selbstverständlich auch telefonisch erreichen und Fragen stellen.

Wir helfen Ihnen gerne!