Werte Leser,
Zeiterfassung ist derzeit ein Thema, welches nicht nur "en vogue" ist, sondern auch aufgrund sich rechtlich verschärfender Auflagen immer mehr unserer Kunden unter den Nägeln brennt. Wir wollen eine kleine Blogreihe starten, die zum Einen die Hintergründe beleuchtet, die rechtlichen Grundlagen, als auch natürlich der Grundaufbau in orgacalc. Diese Blogeinträge ersetzen natürlich keine umfassende Schulung, sondern sollen viel mehr ein grundsätzliches Verständnis der gesamten Zeitwirtschaft vermitteln.
Beginnen wir mit der Frage, warum man Zeiten überhaupt erfassen sollte. Prinzipiell gibt es dafür vier Gründe, die sowohl Arbeitgeber, als auch Arbeitgeber gleichermaßen betreffen:
Die Kontrollfunktion liegt selbstredend auf der Hand. Da zeit nicht nur im Volksmund bekanntlich Geld bedeutet, ist es für den Unternehmer wichtig zu wissen, wieviel geleistete Arbeitsstunden er dem Kunden in Rechnung stellen kann, bzw. wieviel Stunden er im Vorfeld kalkuliert und dann tatsächlich erbringen musste. Aber auch für den Mitarbeiter ist es wichtig, da er dem Arbeitgeber belegen muss, wofür er überhaupt bezahlt wird.
Aus der Kontrollfunktion erfolgt im optimalen Fall durch einen permanenten Soll-Ist-Vergleich eine Anpassung der Vorkalkulation. Verbraucht man mehr Stunden, als man dem Kunden angeboten hat, erzielt man zu wenig Marge und arbeitet unrentabel. Verbraucht man allerdings im Schnitt immer weniger Zeit, als man im Vorfeld kalkuliert, dann mag das zwar rein auftragsbezogen gut aussehen, aber unterm Strich bedeutet das, dass man auch zu teuer kalkuliert und man sich ggf. fragen sollte, wie oft man aufgrund der zu hohen Angebotssumme auch Aufträge verloren hat. Es empfiehlt sich daher die Kalkulation laufend zu überprüfen und anzupassen, was langfristig zu einer Effizienzsteigerung führt.
Die aus der Zeiterfassung gewonnenen Erkenntnisse sollten im optimalsten Falle auch zu einer Ablaufoptimierung führen, wo man zunächst seine Arbeitsprozesse an sich auf den Prüfstand bringt, um Schwachstellen und "Zeitfresser" zu identifizieren, wie bspw. den Klassiker, dass auf der Baustelle Material fehlt, das erst zeitaufwändig von den Mitarbeitern beschafft werden muss.
Und schlussendlich hat auch der Gesetzgeber mit seiner Auflage zur Dokumentationspflicht hier ein großes Wörtchen mitzureden, sei es in Deutschland, wo die Zeiterfassung bisher über §17 Mindestlohngesetz und §19 Arbeitnehmerentsendegesetz geregelt ist, oder dem weitaus strengeren Arbeitszeitgesetz (AZG) in Österreich. Etwas durch die Coronakrise in den Hintergrund gerückt, ist das EUGH-Urteil AZ C-55/18 vom 14.05.2019, in dem den einzelnen Mitgliedsstaaten der europäischen Union per EU-Richtlinien vorgegeben wird, jeweils nationale Gesetze zur Zeiterfassung zu erlassen. D.h. die Zeiten, wo man mit Stundenzetteln herumtricksen konnte, dürften spätestens nach Corona Geschichte sein.
Kommen wir nun zu einigen Begrifflichkeiten:
Zeitwirtschaft ist ein Begriff aus der Betriebswirtschaftslehre, der alle Maßnahmen und Methoden zur Ermittlung, Aufbereitung, und Nutzung arbeitsbezogener Zeitdaten umfasst. Eine Zeitwirtschaft basiert auf Zeitstudien, die idealerweise so in Zeitbausteinen aufgeschlüsselt werden, dass daraus für die Planung von Arbeitsabläufen und die Kalkulation von Aufträgen Sollzeiten zusammengesetzt werden können. Die Zeitstudie oder auch Zeitaufnahme ist eine Methode der Zeitermittlung und bezeichnet das Ermitteln von Sollzeiten durch Messen und Auswerten von Istzeiten mit Hilfe eines Zeitaufnahmegeräts. Ablaufabschnitte sind in der Ablaufplanung und der Arbeitsorganisation die Teile des Arbeitsablaufs, die untereinander in einer bestimmten Ablauffolge stehen und der Erfüllung einer Arbeitsaufgabe dienen. Die Dauer eines Ablaufabschnittes wird als Einzelzeit Ti bezeichnet.
Wie erfolgt nun also die Zeitermittlung in einem Unternehmen durch eine Zeitstudie?
Es empfiehlt sich dabei folgender 10-Punkte-Plan:
- Festlegen des Verwendungszwecks der Zeitaufnahme
- Beschreibung der zu messenden Arbeit (Arbeitsschritte, Arbeitsablauf)
- Zeitaufnahme durchführen: Ablauf in Ablaufabschnitte gliedern
- Leistungsgradbeurteilung: Wer führt die Tätigkeiten aus?
- Statistische Auswertung: Berücksichtigung der Plausibilität
- Errechnung der Sollzeiten für die Ablaufabschnitte
- Summierung zur Grundzeit für den Arbeitsablauf einer Einheit
- Berücksichtigung von Erholzeiten
- Bestimmung von sonstigen Zeitzuschlägen (bspw. Puffer/Reserven etc.)
- Herunterbrechen der Vorgabezeit auf eine Einheit (bspw. Montagestunde)
Dieser 10 Punkte-Plan sollte übrigens regelmäßig abgewandt werden, um die Vorgabezeiten zu überprüfen und anzupassen. Viele Unternehmen arbeiten trotz enormer Änderung des Arbeitsumfelds immer noch mit uralten Vorgabezeiten und wundern sich dann, warum diese in der Realität nie zur Zufriedenheit erfüllt werden.
Sie sehen also, dass die Zeitwirtschaft mehr ausmacht, als eine einfache Kommt- und Geht-Buchung, die erfasst wird und dass man sich vor der Einführung eines neuen Systems, sich vor allem über die Prozesse an sich Gedanken machen muss.