Liebe Leser, 

Das das "Kalkulieren" ja praktisch Teil unseres Firmennamens ist, dreht sich unsere aktuelle Webinarreihe auch um dieses spannende und sehr komplexe Thema. Wie wir im letzten Webinar schon angeschnitten haben, gibt es eine Vielzahl von Kalkulationsmöglichkeiten, die sich je nach Anforderung, Unternehmenstyp, aber auch Branche ändern können - es bleibt Ihnen überlassen, welche Methode Sie anwenden. 

Für all jene, die aber weder Zeit noch Nerven haben, sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen, möchten wir hier an dieser Stelle eine Methode vorstellen, mit der sie schnell, einfach und sauber Angebote erstellen und auch bewerten können und damit übers Jahr betrachtet immer auf der sicheren Seite sind, weil es praktisch keine Möglichkeit gibt, sich zu verrechnen. Insbesondere für Mischbetriebe, deren Geschäftsmodell Material und Dienstleistung erfordert, ist diese Variante der Kalkulation eine sehr einfach Anzuwendende. 

Die grundsätzliche Idee hinter dem Modell ist Folgende: 

Mein Unternehmen verursacht übers Jahr hinweg verschiedene Arten von Kosten, also ich muss Personal bezahlen, Maschinen finanzieren, Miete begleichen, Material bestellen, usw. usf. Die Gesamtkosten eines Unternehmens sollten eigentlich ziemlich leicht zu ermitteln sein, bzw. diese erhalten Sie problemlos von Ihrem Steuerberater in einer betriebswirtschaftlichen Auswertung. Um all diese Kosten zu erwirtschaften, gibt es grundsätzlich in einem Handwerksbetrieb zwei Möglichkeiten: ich kaufe Ware ein, verarbeite diese falls nötig und verkaufe diese mit einem Aufschlag weiter, oder ich erbringe Dienstleistungen für meine Kunden, die mir dann die dafür aufgewandte Zeit bezahlen. 

Jetzt ist es so, dass Material sehr einfach über die Aufschläge im Kopf zu kalkulieren. Man kauft etwas für 1.000 EUR ein, verkauft es für 1.500 EUR weiter und hat 50% Gewinn. Also ein ein lukratives Projekt, oder? Dies ist nur die halbe Wahrheit, berücksichtigt aber den Faktor (Arbeits-)Zeit und die damit verbundene Auslastung meines Unternehmens eben nicht. Wenn ich dafür nämlich, um ein extremes Beispiel zu verwenden, mein gesamtes Unternehmen ein Jahr lang auslaste, dann reicht der durch den Materialaufschlag erzielte Gewinn von 500 EUR höchstwahrscheinlich nicht aus, um meine jährlichen Kosten zu decken. 

Und deshalb reduziert man bei der Stundensatzberechnung alles auf den Faktor Zeit. Das Grundprinzip lautet, dass ich eine bestimmte Anzahl an produktiver Arbeitszeit zur Verfügung habe, um meine jährlichen Kosten zu erwirtschaften.

Wie errechnet sich also so ein Satz?

Schritt 1 besteht darin, zunächst einmal die verfügbaren Produktivzeiten all Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln. Wichtig ist dabei, dass Sie dabei nur Mitarbeiter einbeziehen, die auch dafür zuständig sind, Projekte abzuarbeiten - sprich auch tatsächlich einem Projekt zurechenbare Arbeitszeit. Also Verwaltungskräfte im Büro, oder auch Verkäufer und ggf. Sie selbst als Unternehmer, gehören nicht dazu - der Monteur, oder Maschinenbediener hingegen schon! Bei Mischkräften, bzw. auch Teilzeitkräften empfiehlt es sich einen Faktor anzusetzen und dann deren jährliche verfügbare Arbeitszeit zur produktiven Gesamtzeit hinzuzuaddieren. Die Produktivzeiten berücksichtigen Abwesenheiten wie Urlaubs und Feiertage, üblicherweise Wochenenden und sonstige Fehlzeiten.  

Wichtig ist bei der Ermittlung der verfügbaren Gesamtzeit noch folgende Erkenntnis: es ist in der Regel unmöglich 100% Ihrer Zeit dem Kunden zu verrechnen. Exzellent aufgestellte und durchgeplante Unternehmen haben eine Verrechnungsquote von 94% - wenn Sie aber mit einer durchschnittlichen Quote von nicht verrechenbarer Zeit von 30% - 15% rechnen, sind Sie auf alle Fälle bei allen Folgebetrachtungen in einem realistischen Bereich. Diese Quote an nicht verrechenbarer Zeit umfasst alle Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen, die nicht im Rahmen eines Projekts dem Kunden verrechnet werden können, also bspw. Lagerarbeiten, Bestellwesen, Inventur, Werkzeugreinigung etc. 

Im zweiten Schritt berechnen Sie wie schon erwähnt die Jahreskosten. Es empfiehlt sich hier immer die Jahreskosten des letzten Jahres zu verwenden, die Sie üblicherweise über Ihren Steuerberater erhalten, oder im Kopf überschlagen können und dann mit einem kleinen prozentualen Aufschlag zu arbeiten, der die Preissteigerung abbildet wie bspw. gestiegene Steuern und Abgaben, Energiepreise, usw. Wichtig ist, dass Sie als Unternehmer auch Ihren Unternehmerlohn hinzufügen, sofern Sie nicht bereits in den Lohnkosten als Geschäftsführergehalt abgebildet sind. 

Der Stundensatz ist dann relativ leicht zu ermitteln. Teilen Sie einfach die gesamten Betriebskosten zzgl. Ihres Unternehmerlohns durch die Gesamtanzahl der ermittelten produktiven Stunden und Sie erhalten einen Verrechnungssatz pro Stunde. Es empfiehlt sich jetzt noch einen Aufschlag zum errechneten Satz hinzuzufügen, weil Ihr Unternehmen ja auch noch Gewinne benötigt, um Kapitalreserven aufzubauen, die Sie ggf. auch wieder investieren können.  

Anhand dieser einfachen Berechnung können Sie nun folgende Schlussfolgerungen für sich ableiten. 

• Jeder Auftrag kann auf den Stundensatz umgelegt werden und wird Ihnen ein Ergebnis liefern. Ist das Ergebnis größer als der Verrechnungssatz ist der Auftrag richtig durchkalkuliert und Sie sind damit im grünen Bereich. Ist Satz etwas kleiner, macht ihr Unternehmen weniger Gewinn, aber es ist immer noch okay diesen auszuführen. Unterschreitet der Stundensatz aber eine bestimmte Grenze, geht es zunächst an Ihren eigenen Unternehmerlohn und im schlimmsten Fall sogar soweit, dass Sie trotz eines Materialgewinns sogar einen Verlust machen würden, weil Sie damit zu stark Ihre Ressourcen binden. Diese Art von Aufträgen sollten Sie wirklich nur annehmen, wenn Sie sonst keine andere Möglichkeiten haben, Ihr Unternehmen auszulasten. Es empfiehlt sich hier deshalb sogar mit 2 Stundensätzen zu arbeiten, einem optimalen Satz und einem minimalen, der auf gar keinen Fall unterschritten werden darf. 

• Je effizienter Sie Ihr Unternehmen auslasten, desto mehr Geld verdienen Sie. 

• Sie wissen bei dieser Berechnung nicht genau, wieviel Gewinn Sie exakt machen - aber Sie wissen, DASS Sie ihn machen. Dies ist wie gesagt eine Methode für kleinere Unternehmen, die nicht die Möglichkeiten, Zeit oder Nerven haben, sich intensiv mit dem Thema Kalkulation zu befassen.

• Jeder EUR mehr an Stundensatz erhöht 1:1 den Gewinn Ihres Unternehmens.

Sie sehen, dass sich der Stundensatz sich sogar wunderbar im Kopf errechnen lässt und Sie damit die Rentabilität von Aufträgen bereits bei Angebotsabgabe überschlagen können. Sie werden damit lernen, gute von schlechten Projekten zu unterscheiden und das ist in Zeiten der Voll- bzw. sogar Überlastung von klein- und mittelständischen Handwerksbetrieben, ein wichtige Eigenschaft.

Wir wünschen Ihnen also viel Spaß beim Kalkulieren und weisen an dieser Stelle noch einmal auf unseren YouTube-Kanal hin, wo wir in Webinaren das ganze Thema etwas intensiver beleuchten.