Am Ende unserer Kalkulationsreihe soll noch kurz ein Thema beleuchtet werden, was unserer Meinung nach vor allem in Kleinbetrieben oftmals viel zu kurz kommt: die Nachkalkulation.
Denn nur mit ihrer Hilfe wissen Sie letztendlich, ob Sie profitabel gearbeitet oder bei einem Auftrag und Umständen sogar Geld mitgebracht haben. Doch die Nachkalkulation ist noch viel mehr als eine reine Rentabilitätsbetrachtung. Mit ihr können Sie auch die Sinnhaftigkeit ihrer Auftragsplanung kontrollieren und die Kalkulation auch jederzeit bei statistisch relevanten Diskrepanzen nach Bedarf anpassen.
Grundsätzlich bezeichnet man die Berechnung der Selbstkosten eines Produktes oder Dienstleistung nach Abschluss der Leistungserbringung auf Grundlage der tatsächlichen Kosten als Nachkalkulation.
Oder um es etwas einfacher und praktischer zu formulieren: Man vergleicht die geplanten, mit den tatsächlich entstandenen Kosten und Erträgen eines Auftrags.
Unumgänglich ist die Nachkalkulation in Unternehmen mit Einzelfertigungen, bzw. reinen auftragsbezogenen Arbeiten. Anders als bei einem klassischen Serienfertiger ändern sich die Parameter nämlich von Auftrag zu Auftrag und damit auch die Kalkulationsgrundlagen.
Zu den Zielen und Aufgaben der Nachkalkulation gehören daher folgende zwei Teilbereiche:
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von erledigten Aufträgen
- Überprüfung angewandter Kalkulationsverfahren auf Sinnhaftigkeit (SOLL-/IST-Vergleich)
Zur Durchführung einer Nachkalkulation auf Teil- oder Vollkostenbasis können grundsätzlich alle existierenden Kalkulationsverfahren herangezogen werden. Wichtig dabei ist nur, dass dasselbe Kalkulationsverfahren wie in der Vorkalkulation angewandt wird.
Die Einzelkosten werden durch Liefer- oder Entnahmescheine, Eingangsrechnungen und Auftragszeitbuchungen der Mitarbeiter erfasst. Orgacalc liefert Ihnen die Nachkalkulation bspw. an dieser Stelle auf Knopfdruck, so dass Sie sich nicht durch Belege wühlen müssen.
Noch ein Praxistipp an dieser Stelle: es kommt sehr selten vor, dass Vor- und Nachkalkulation zu 100% übereinstimmen. Kleinere Abweichungen in die eine oder andere Richtung treten praktisch immer auf. Überlegen Sie sich hier am Besten ein System, bei dem Sie die Abweichung der Summe in der Nachkalkulation in Prozent ermitteln und sich selbst eine Grenze definieren, bei der Sie den Auftrag genau analysieren, wenn diese überschritten wurde.
Übrigens ist es ebenfalls wichtig zu wissen, dass eine Nachkalkulation zu ihren Gunsten nicht immer positiv zu betrachten ist. Dies bedeutet nämlich einfach, dass Sie dem Kunden mehr angeboten und damit mehr verkauft haben, als sie am Ende an Zeit und Ressourcen benötigt haben. Das bedeutet wiederum, dass Sie vielleicht am Markt orientiert zu teuer sind und Sie sich auch einmal fragen müssen, wie viele potentielle Aufträge Sie dadurch vielleicht auch verlieren.
Sie sehen also, dass die Nachkalkulation ein mächtiges Instrument ist, mit dem Sie Ihr Unternehmen auf Profitabilität überprüfen und Ihre Vorkalkulation optimieren können – vorausgesetzt natürlich, dass Sie Ihre Daten nach Abschluss eines Auftrags auch ordentlich zusammenführen.
In besten Fall übernimmt selbstverständlich orgacalc diese Arbeit für Sie.