Im heutigen Beitrag soll es um das Aufgabensystem in orgacalc gehen, mit dem Sie den Ablauf Ihrer Projekte vollständig steuern können. Viele unserer Kunden nutzen das System bisher leider nur zur Verwaltung Ihrer eMails, die Sie als Aktivitäten diversen Kundenadressen und Projekten zuordnen, aber eigentlich kann das System wesentlich mehr.

Beginnen wir aber zunächst mit den Grundlagen. Orgacalc teilt Aktivitäten in 4 Kategorien ein:

• Aktivitäten allgemein
• Aktivitäten verknüpft mit Aufgaben
• Aktivitäten verknüpft mit Bestellungen
• Aktivitäten verknüpft mit einem Kalendereintrag

 Was ist nun also der Unterschied zwischen diesen 4 Kategorien?

Eine Aktivität allgemein wird nur als „Aktivität“ bezeichnet und kann erst einmal alles sein: eine eMail, ein Text zu einem hinterlegten Foto, eine Gesprächsnotiz, ein Protokoll usw. – vergleichen Sie dies am Besten mit einem Anhang in einer Projektmappe, auf der verschiedene, für das Projekt wichtige Informationen zu finden sind. Die Aktivität selbst ist relativ simpel aufgebaut, wo die Felder je nach Bedarf auch erweitert werden können. Wichtig ist hier die Zuweisung eines Projekts, ein Betreff als übergeordnete Zusammenfassung, sowie eine Kategorie, die im Hintergrund auch eine Verknüpfung zur Zeiterfassung bietet – denken Sie bspw. an eine Aktivität „Konstruktion“, bei der Sie ggf. auch die Zeiten schon stempeln wollen.

Für Aktivitäten, die Sie zwar zeitlich erfassen, aber keinerlei Projekten zuweisen wollen, wie bspw. Inventuren o.ä. empfiehlt sich die Anlage eines internen Projekts ohne Stunden, Material o.ä., welches Sie Ihrem eigenen Unternehmen zuweisen. Der Rest der Informationen ist optional, wobei auch hier die alte Devise gilt: „Wer schreibt, der bleibt.“ Das bedeutet, je mehr Informationen Sie hier angeben, desto einfacher tun sich die Kollegen damit, das Projekt weiterzubearbeiten.

Die Aktivität die mit einer Aufgabe verknüpft und der Einfachheit halber, nur als „Aufgabe“ im System bezeichnet wird, ist genau das, was sie sein soll: eine Handlungsanweisung für irgendjemanden, irgendetwas bis zu irgendeinem festgelegten Zeitpunkt zu tun. Sie ist ähnlich wie die Aktivität aufgebaut, mit einem entscheidenden Unterschied: die Angabe des zu bearbeitenden Mitarbeiters ist verpflichtend, was auch selbstverständlich ist, da diese Aufgabe sonst niemanden zugewiesen werden kann. Ein weiterer Unterschied, wenngleich auch keine Pflichtangabe, ist der Fälligkeitszeitraum, in dem beschrieben wird, bis wann die Aufgabe abgearbeitet werden sollte, sowie eine Erinnerungsfunktion. Zusätzlich zum Infofeld besteht hier ebenfalls die Möglichkeit auch Dateien direkt zur Bearbeitung anzuhängen.

Sie sehen also, dass eine Aufgabe viel detaillierter aufgebaut ist, als eine einfache Aktivität.

Die Aufgabe, die mit einer Bestellung verknüpft ist, funktioniert analog wie eine Aufgabe, nur wird hier anstatt eines Projekts oder Adresse, eine Bestellung hinterlegt. Ich verweise an dieser Stelle auf unser Webinar zur Warenwirtschaft, wo wir diese Verwendung explizit erläutert haben.

Die vierte und letzte Aktivitätskategorie ist eine Kalenderaktivität. Sie ist eine Mischform aus Aktivität und Aufgabe und ist in erster Linie dazu gedacht, Termine mit konkreter Zeitdauer zu dokumentieren. Eine klassische Verwendung für die Funktion sind Außendiensttermine wie bspw. Aufmaßtermine o.ä. Auch hier haben Sie verschiedene Eingabemöglichkeiten wie die Zuweisung einer Adresse und/oder eines Projekts, die Eingabe der Dauer, das Hinzufügen von Dateien wie bspw. Fotos oder Pläne, als auch die Zuweisung von Materialien und bereits erfassten Aktivitäten. Kunden, die unsere Kapazitätsplanung nicht nutzen, weil Sie nur wenige Mitarbeiter haben, könnten mit den Kalendereinträgen bspw. Ihre Montagen auf diese Art und Weise planen.

Alle Aktivitätskategorien verfügen über eine Priorität und eine Fortschrittsdokumentation, welche auf einen Blick zeigt, zu wieviel Prozent das hinterlegte Projekt oder die Aufgabe erledigt wurde. Ist eine Aufgabe auf erledigt gestellt, verschwindet sie aus dem Aufgabenpool. Der Aufgabenpool kann individuell zusammengestellt werden, verfolgt selbst aber immer eine simple Logik.

Aufgaben mit fetter, schwarzer Schrift sind neu hinzugekommen und wurden noch nicht angesehen. Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum länger als 7 Tage in der Zukunft liegen, werden mit einem grünen Balken dargestellt, Aufgaben, die am selben Tag abzuarbeiten sind, werden gelb dargestellt und Aufgaben, deren Fälligkeit überschritten ist, werden sowohl im Balken, als auch im Datum rot markiert. Vergleichen Sie es einfach mit einem Ampelsystem.

Ist die Schrift hingegen rot dargestellt, handelt es sich um einen Kunden, bei dem irgendein Hinweis hinterlegt wurde, den es zu beachten gilt.

Sie sehen also, dass das Aktivitäts- und Aufgabensystem von orgacalc relativ simpel aufgebaut und damit einfach zu bedienen ist. Überlegen Sie sich doch einfach einmal einen typischen Ablauf eines Projekts und wie die Aufgaben verteilt werden. Anhand dieses standardisierten Prozesses, können Sie Ihre Aufgabenkategorien definieren – es empfiehlt sich diese mit Nummern zu versehen. Ein typischer Aufgabenprozess könnte z.B. lauten:

1. Angebot erstellen und nachfassen
2. Auftrag bestätigen
3. Ware beim Lieferanten bestellen
4. Termin mit dem Kunden vereinbaren
5. Produktion/Fertigung
6. Verpacken und Liefern
7. Rechnungsstellung
8. Zufriedenheitsanruf

Selbstverständlich ist dieser Ablauf nicht statisch zu betrachten. Bei manchen Projekten mit guten Bestandskunden wird es vielleicht sofort einen Auftrag geben, oder bei reinen Dienstleistungen wie bspw. Reparaturen muss einfach kein Material bestellt werden.

Aber es hilft eben, diese Abläufe aufzuzeichnen, weil sie im hektischen Betriebsalltag davor schützen, dass Dinge einfach vergessen werden. Unser orgacalc Aktivitäts- und Aufgabensystem erinnert Sie daran!